L’accueil téléphonique est d’une grande importance pour une entreprise, car la plupart du temps, c’est par le biais du téléphone qu’elle est contactée par ses clients. Et souvent, un appel entrant signifie un nouveau contrat ou encore une éventuelle vente. Ce qui représente dans tous les cas, une potentielle rentrée d’argent.
Une entreprise ne doit donc pas négliger la gestion de ses appels. D’ailleurs s’il y a bien une chose qui insupporte les clients, c’est être mis en attente ou pire, ne pas être reçu. C’est pourquoi il est conseillé d’avoir recours à un prestataire de service en permanence téléphonique. Mais de quoi s’agit-il ?
Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?
Bien que de nos jours les moyens de communication sont multiples, le téléphone reste l’outil le plus utilisé par les consommateurs pour entrer en contact avec une entreprise. En effet, rien ne vaut une conversation en temps réel avec un être humain pour être entièrement satisfait. C’est pourquoi une entreprise doit gérer au mieux ses appels entrants.
Pour cela, il n’y a rien de plus efficace qu’une permanence téléphonique. Comme son nom l’indique, il s’agit d’un service qui assure la gestion des appels téléphoniques de façon continue. C’est la meilleure solution pour rester joignable à tout moment. Ce service peut s’avérer utile à tous secteurs d’activité.
Quelles sont les missions assurées par une permanence téléphonique ?
Une entreprise spécialisée en permanence téléphonique peut vous fournir un bon nombre de services selon vos besoins. Mais en général, voici ses principales missions :
- Identifier les appelants
- Filtrer ou trier les appels
- Offrir un bon accueil téléphonique aux appelants
- Donner les informations (précises et exactes) dont l’appelant a besoin
- Transférer les appels vers les services concernés si cela est nécessaire
- S’occuper de l’agenda professionnel du client
Pourquoi confier la gestion de ses appels entrants à une permanence téléphonique ?
À l’heure actuelle, nombreuses sont les entreprises qui préfèrent externaliser leur service d’accueil téléphonique. Elles ont pris conscience des nombreux avantages de confier ce dernier à une entreprise spécialisée en permanence téléphonique.
Pour rester joignable à tout moment
Le premier avantage d’avoir recours à une permanence téléphonique est bien évidemment de pouvoir être plus disponible pour vos clients. Ce service permet à ces derniers de joindre votre entreprise à toute heure, même en dehors de vos horaires habituels d’ouvertures. Vous ne raterez ainsi plus aucun appel, ce qui ne peut qu’être bénéfique pour votre business.
D’autant plus que certains services de permanence téléphonique proposent une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 si cela est nécessaire. Cela s’avère surtout utile pour le secteur médical entre autres. Les téléopérateurs pourront directement transférer les appels, les messages ou les rendez-vous importants aux professionnels de la santé.
Pour faire moins de dépenses
Assurer la gestion de son accueil téléphonique en interne nécessite un budget assez conséquent. En effet, vous devriez embaucher du personnel. Ce qui implique le paiement mensuel d’un salaire fixe auquel s’ajoutent différentes charges sociales. Sans compter que vous devriez également investir dans de nouveaux équipements bureautiques pour les opérateurs. Afin d’éviter toutes ces dépenses, il est donc préférable d’opter pour l’externalisation.
De plus, vous gagnerez plus d’espace dans vos bureaux afin de vous en servir à des fins plus importantes. Ou sinon, vous pourrez tout simplement diminuer l’espace à louer. Vous ferez de belles économies ainsi.
Pour avoir plus de temps à consacrer à son cœur de métier
En fonction de sa taille, une entreprise peut recevoir plus d’une trentaine d’appels par jour. Ce qui peut être très dérangeant si le service d’accueil téléphonique est géré en interne. Vous et vos employés serez contraints à supporter le bruit incessant de la sonnerie du téléphone pendant que vous travaillez.
De plus, si vous assignez certains de vos employés à cette tâche, cela pourrait avoir un impact sur leur productivité. Ils seront moins concentrés en étant sans cesse interrompus par les appels, et donc moins aptes à accomplir leurs réelles missions au sein de votre entreprise. Avec l’externalisation de ce service, vos clients pourront vous appeler sans que cela dérange quiconque et ils seront reçus avec soin par des personnes qualifiées dans ce domaine.
